Rechtsanwalt Dr. Herbert Laimböck

Muss der Unternehmer eine Rechnung schreiben?

Jeder Unternehmer, der Umsätze im Sinne des § 1 UStG ausführt, kann eine Rechnung ausstellen. Eine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht nur bei Vorliegen folgender Voraussetzungen:

-Ausführung von inländischen Umsätzen an andere Unternehmer;

-Ausführung einer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat steuerbaren Dienstleistung, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht;

-Ausführung steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferungen und Ausfuhrlieferungen;

-Ausführung von Umsätzen im Drittlandgebiet an Unternehmer.

Die Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung von Inlandsumsätzen ausgestellt werden oder am 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Monats, wenn es sich um innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet handelt und die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.

Grundsätzlich ist der Unternehmer laut Umsatzsteuergesetz (UStG) nicht verpflichtet, Rechnungen auch an Verbraucher auszustellen. Davon ausgenommen sind zwei Fälle: steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 11 Abs. 1 UStG). Unabhängig davon ist aber jedem Unternehmer zu raten, Verbrauchern Rechnungen schon aus Dokumentationsgründen auszustellen.

Wann wird die Rechnung fällig?

Nach ständiger Rechtsprechung hat die Rechnung nur deklarative Bedeutung. Sie ist eine Beweisurkunde, von deren Existenz der Bestand der Forderung nicht abhängig ist. Daher muss der Auftraggeber/Käufer auch eine fehlerhafte oder überhöhte Rechnung bezahlen bzw. kann der Unternehmer das Entgelt trotz fehlerhafter Rechnung fordern.

Allerdings ist die Fälligkeit des Entgeltes dann mit der ordnungsgemäßen Rechnungslegung verknüpft, wenn dies vertraglich vereinbart wurde oder die Ermittlung des Entgeltanspruches nach der Natur des Geschäftes und den Umständen des Einzelfalles eine genaue Abrechnung der erbrachten Leistungen und der aufgewendeten Kosten zwecks Anspruchsüberprüfung voraussetzt. Ein solcher Fall liegt bspw. vor, wenn Leistungen nach dem konkreten Aufwand (zB Arbeitsstunden, Aufwand) abgerechnet werden. Auch im Falle einer strittigen Rechnung tritt die Fälligkeit der Forderung unabhängig davon ein, ob die Rechnung richtig ausgestellt wurde. Daher ist auch eine überhöhte Rechnung im Umfang des tatsächlich geschuldeten Betrages fällig.

Wann verjähren Rechnungen?

Grundsätzlich beginnt die dreijährige Verjährungsfrist und damit auch der Zinsenlauf für Verzugszinsen mit dem Zeitpunkt der Vollendung der bezughabenden Leistungen bzw. der Zahlungsaufforderung. Der Anspruch auf Rechnungslegung als bloßer Nebenanspruch verjährt mit dem Hauptanspruch (RIS-Justiz RS0028102).

Vorsteuerabzug und Anspruch auf Rechnungslegung

Der leistungsempfangende Unternehmer ist nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn der leistende Unternehmer die Steuer in seiner Rechnung gesondert ausweist (§ 12 Abs. 1 UStG). Solange diese Voraussetzung nicht erfüllt ist, besteht keine Möglichkeit, die Vorsteuer geltend zu machen; dies unabhängig davon, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht.

Allerdings hat der Auftraggeber einen Anspruch auf Ausstellung einer formrichtigen Rechnung. Daher kann der Auftragnehmer gerichtlich verpflichtet werden, dem Auftraggeber eine solche Rechnung im Sinne der Vorschriften des UStG auszustellen.

Elektronische Rechnung (AbgabenänderungsG 2012 idF BGBl II Nr. 382/2016)

Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden elektronischen Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung, die Unversehrtheit des Inhaltes und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Jeder Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen frei wählen. Er muss jedoch die Verbindung zwischen der jeweiligen elektronischen Rechnung und dem diesen zugrundeliegenden Umsatz (Lieferung oder Dienstleistung) nachvollziehbar herstellen können, um so nachzuweisen, dass der Zahlungsanspruch auch zu Recht besteht.